Listini B2B: come si modella davvero un sistema di prezzi per clienti diversi

Nella distribuzione e nell'ingrosso il prezzo non e' un attributo del prodotto. E' il risultato di un calcolo che mette insieme prodotto, cliente, quantita' e periodo, e che in azienda vive da anni dentro il gestionale, dentro un foglio di calcolo e dentro la testa di chi tratta con i clienti. Quando quel calcolo deve finire su un sito, la richiesta arriva quasi sempre nella stessa forma: ci servono i listini personalizzati.

E' la frase piu' ambigua del B2B. Sotto ci possono stare cinque cose molto diverse fra loro, che costano tempi diversi e richiedono architetture diverse. Questo articolo prova a smontarla pezzo per pezzo, con l'ordine in cui vanno decise le regole e i punti in cui, nella pratica, i progetti si rompono.

Cosa si intende davvero per listino personalizzato

Quando un cliente chiede prezzi riservati sta descrivendo un risultato, non un meccanismo. Le piattaforme, dal canto loro, usano la stessa espressione per indicare la funzione piu' semplice che hanno: assegnare a un gruppo di utenti un listino alternativo. Le due cose coincidono solo nei casi elementari.

Il modo piu' rapido per capire di cosa si sta parlando e' chiedere come si e' arrivati al prezzo dell'ultimo ordine importante. Se la risposta contiene le parole accordo, scaglione, campagna o extra sconto, il gruppo di utenti con listino alternativo non bastera'.

I cinque livelli di prezzo che convivono in azienda

Nella maggior parte delle PMI che vendono ad altre aziende il prezzo finale nasce dalla sovrapposizione di piu' regole. Elencarle in ordine, prima di scrivere una riga di codice, e' l'unico modo per non trovarsi con un carrello che sbaglia i conti.

1. Listino base e listini di categoria

E' il punto di partenza: il prezzo di riferimento, spesso diviso per famiglia merceologica o per canale, ad esempio rivenditore, installatore, grande distribuzione. Vive nel gestionale ed e' l'unico livello che quasi tutte le piattaforme gestiscono senza fatica.

2. Accordo contrattuale del singolo cliente

Il cliente storico ha condizioni sue, a volte su tutto il catalogo, piu' spesso su alcune famiglie. Qui compare la prima decisione seria: l'accordo si esprime come prezzo fisso o come percentuale di sconto sul listino base? La differenza si vede solo quando il listino base cambia, e a quel punto il prezzo fisso resta fermo mentre la percentuale si muove da sola.

3. Scaglioni per quantita'

Sopra le dieci confezioni il prezzo scende, sopra le cinquanta scende ancora. Sembra banale e non lo e': lo scaglione rende il prezzo dipendente dal contenuto del carrello, non solo dal prodotto. Ogni volta che l'utente cambia una quantita' il calcolo va rifatto, e le pagine di catalogo non possono piu' mostrare un prezzo unico valido per tutti.

4. Promozioni a tempo

La campagna di fine stagione si sovrappone a tutto il resto e ha una data di inizio e una di fine. La domanda a cui rispondere e' se la promozione sostituisce l'accordo del cliente o si somma. Nella pratica commerciale la risposta e' quasi sempre che vince la condizione piu' favorevole al cliente, ma va scritto, perche' il codice non lo indovina.

5. Sconto in fattura contro prezzo netto

Alcune aziende mostrano il prezzo di listino e riportano gli sconti in riga di fattura, altre mostrano direttamente il netto. Sono due filosofie che non si mescolano: la prima serve a far vedere al cliente quanto sta risparmiando, la seconda a semplificare la lettura. Sceglierne una a meta' progetto significa rifare il carrello, la conferma d'ordine e i documenti.

L'ordine di precedenza e' una decisione di business

Una volta elencati i livelli serve stabilire in che ordine si applicano e come si combinano. Non e' una questione tecnica: e' una regola commerciale che qualcuno in azienda deve prendersi la responsabilita' di firmare. Una sequenza che regge nella maggior parte dei casi e' questa.

1. 1.Si parte dal listino base valido per il canale del cliente.
2. 2.Si applica l'accordo contrattuale del cliente, se esiste per quella famiglia o per quel codice.
3. 3.Si verifica lo scaglione di quantita' raggiunto nella riga.
4. 4.Si confronta il risultato con l'eventuale promozione attiva e si tiene il prezzo piu' basso.
5. 5.Si decide se il risultato si mostra come netto o come listino piu' sconto.

Il punto quattro e' quello che genera piu' discussioni. Sommare la promozione all'accordo significa regalare margine a chi ha gia' le condizioni migliori; tenere il minore fra i due e' la scelta piu' comune ed e' anche quella che i clienti percepiscono come corretta.

Dove vive il calcolo: tre architetture possibili

Definite le regole, resta da decidere chi le esegue. E' la scelta che determina i tempi di risposta del sito e la fatica di manutenzione negli anni successivi.

Il gestionale calcola in tempo reale

Il sito chiede all'ERP il prezzo per quel cliente e quel prodotto ogni volta che serve. Il vantaggio e' che esiste una sola verita' e nessun disallineamento possibile. Il limite e' la velocita': una pagina di catalogo con decine di prodotti diventa decine di chiamate, e se il gestionale e' su un server in sede la pagina rallenta in modo evidente.

I prezzi vengono precalcolati e sincronizzati

Il sito ha una sua tabella di prezzi gia' risolti per cliente e prodotto, aggiornata a ogni variazione. Le pagine volano, ma la tabella cresce in fretta: il numero di righe e' il prodotto fra clienti con condizioni proprie e referenze, e con qualche migliaio di codici e qualche centinaio di clienti si arriva rapidamente a numeri importanti da rigenerare a ogni cambio di listino.

Il modello ibrido

E' quello che nella pratica regge meglio: prezzi precalcolati per la navigazione e il catalogo, ricalcolo puntuale sul gestionale quando il prodotto entra nel carrello e alla conferma dell'ordine. Costa piu' lavoro iniziale, perche' vanno gestiti due percorsi e il caso in cui i due risultati non coincidono, ma tiene insieme velocita' e correttezza.

Gli errori che si ripetono piu' spesso

Sono quasi sempre gli stessi quattro, e nessuno di questi e' un errore di grafica.

Prezzi visibili a chi non dovrebbe vederli

Il catalogo pubblico mostra i prezzi del listino piu' basso perche' l'utente non e' riconosciuto, oppure una pagina raggiunta da un link diretto salta il controllo. Nel B2B e' un incidente serio: significa esporre le condizioni riservate di un cliente ai suoi concorrenti. La regola da imporre e' che il prezzo non esista fuori dalla sessione autenticata, nemmeno nelle risposte tecniche che alimentano la pagina.

Il carrello dice un prezzo e la conferma un altro

Succede quando il carrello legge la tabella precalcolata e l'ordine viene invece riprezzato dal gestionale. La differenza puo' essere di pochi centesimi per arrotondamento, ma basta a far perdere fiducia. Va deciso una volta per tutte chi ha l'ultima parola e mostrato l'eventuale ricalcolo prima della conferma, non dopo.

Sconti che si moltiplicano invece di sommarsi

Due sconti del dieci per cento applicati a cascata non fanno venti: fanno diciannove. E' il classico errore che nessuno nota finche' un cliente non fa i conti. La formula va scritta nero su bianco nelle specifiche e verificata con casi di prova costruiti sui listini veri.

Il listino aggiornato che non arriva a video

Il commerciale cambia le condizioni nel gestionale e sul sito resta il prezzo vecchio, perche' la sincronizzazione gira di notte o perche' una cache non e' stata invalidata. E' il motivo per cui ogni variazione di prezzo dovrebbe generare un evento, non aspettare il proprio turno.

Le domande da fare prima di scegliere la piattaforma

Sono domande da porre a chi vende, non a chi sviluppa: le risposte descrivono il processo reale e determinano cosa il sistema dovra' sapere fare.

• Quanti clienti hanno condizioni diverse dal listino di canale?
• Le condizioni sono percentuali sul listino o prezzi fissi concordati?
• Esistono scaglioni per quantita' e su quali famiglie?
• Quando arriva una promozione, sostituisce l'accordo o si somma?
• Il cliente deve vedere il netto o listino e sconto separati?
• Chi, in azienda, aggiorna le condizioni e con quale frequenza?

Se le risposte stanno tutte dentro le prime due domande, una piattaforma standard con gruppi di prezzo probabilmente basta. Se compaiono scaglioni, sovrapposizioni e regole per famiglia, serve un motore di prezzo vero, che sia dentro l'ERP o costruito accanto.

Quando non serve un portale su misura

Vale la pena dirlo in modo esplicito: se hai un listino unico, pochi clienti abituali e nessun gestionale da cui leggere i dati, un portale costruito su misura e' una spesa che non ti restituisce niente. In quel caso conviene partire da una piattaforma standard, tenere l'anagrafica in ordine e rimandare il tema quando i clienti con condizioni proprie cominceranno a essere decine.

Il momento in cui il su misura inizia a convenire si riconosce da un segnale preciso: qualcuno in azienda passa piu' di mezza giornata a settimana a sistemare prezzi a mano, oppure gli ordini arrivano ancora via email perche' nessuno si fida di quello che il sito mostra.