Gestionale su misura o software standard: come decidere

La domanda arriva quasi sempre formulata cosi': conviene un gestionale su misura o uno standard? Posta in questi termini non ha risposta, perche' mette a confronto due categorie di prodotto invece di partire dal problema. La versione utile della stessa domanda e' un'altra: quale parte del tuo processo e' davvero tua, e quale invece la fanno uguale tutte le aziende del tuo settore?

La fatturazione e' uguale per tutti, e infatti nessuno dovrebbe farsela sviluppare. Il modo in cui calcoli i tempi di consegna incrociando disponibilita', lavorazioni esterne e priorita' dei clienti storici, quello puo' essere il motivo per cui i clienti restano con te. La prima cosa e' capire in quale delle due categorie ricade il pezzo di processo che ti sta dando problemi.

Quattro casi in cui lo standard vince

Il processo e' comune al settore

Se quello che fai lo fanno allo stesso modo altre mille aziende, qualcuno ha gia' scritto quel software meglio di come potrebbe farlo un progetto nuovo, e lo mantiene aggiornato rispetto alle norme. Pagare una licenza e' semplicemente piu' economico che ricostruire da zero un percorso gia' battuto.

Non c'e' nessuno che segua l'informatica

Un software su misura ha bisogno di un interlocutore interno: qualcuno che decida le priorita', validi le modifiche, faccia da ponte con chi sviluppa. Se quel ruolo non esiste e non si vuole crearlo, un prodotto standard con assistenza telefonica e' una scelta piu' onesta.

Il budget copre il progetto ma non la manutenzione

Il software su misura non finisce alla consegna: cambiano le norme, cambiano i processi, arrivano richieste nuove. Se il budget disponibile basta appena per costruirlo, fra due anni ci si ritrova con un sistema che nessuno aggiorna e che nessun altro sa mettere mano. E' lo scenario peggiore di tutti.

Serve partire subito

Un prodotto standard si configura in settimane. Un gestionale su misura, anche piccolo, ha una fase di analisi che non si puo' comprimere senza pagarla dopo. Se il vincolo e' una data vicina e non negoziabile, lo standard e' l'unica strada che la rispetta.

Quattro casi in cui vince il su misura

Il processo e' il vantaggio competitivo

Quando il modo in cui lavori e' il motivo per cui i clienti scelgono te, adattarlo a un software standard significa rinunciare proprio a quello che ti distingue. E' il caso in cui la personalizzazione non e' un capriccio ma una difesa del margine.

Cinque strumenti scollegati e molto copia e incolla

Il gestionale, il file dei preventivi, il programma della produzione, la casella email e un foglio condiviso, con qualcuno che ogni giorno riporta i dati da uno all'altro. Qui il valore non sta nelle funzioni ma nel collegarle: spesso il progetto giusto non e' un gestionale nuovo, e' uno strato che tiene insieme quelli che ci sono gia'.

Il vincolo dello standard costa piu' della licenza

Capita che il prodotto non permetta un passaggio essenziale e l'azienda ci lavori intorno con procedure manuali. Quel lavoro intorno ha un costo ricorrente in ore e in errori che va messo sul piatto della bilancia insieme al prezzo del progetto su misura.

L'integrazione e' il cuore, non un accessorio

Se il valore del sistema sta nel far parlare ERP, e-commerce e magazzino, l'integrazione non e' una voce in fondo al preventivo: e' il progetto. Ed e' proprio la parte che i prodotti standard risolvono peggio, perche' ognuno immagina di essere il centro del mondo.

Come si legge davvero un preventivo

La maggior parte dei preventivi per software su misura mostra un totale e poche righe. Un preventivo leggibile invece separa le voci, perche' ognuna ha un rischio diverso e una possibilita' diversa di crescere in corsa.

Analisi e mappatura dei processi

E' la fase in cui si scrive come lavorate oggi e come dovrete lavorare domani. Se manca, o se e' ridotta a una riunione, il preventivo che segue e' un numero inventato. Va considerata lavoro a tutti gli effetti e va pagata, anche quando poi il progetto non parte.

Moduli funzionali

Sono le parti visibili: anagrafiche, ordini, magazzino, stampe. E' la voce piu' facile da stimare e quella su cui si concentrano tutte le attenzioni, spesso a torto.

Integrazioni

E' la voce che fa esplodere i totali e va chiarita prima. La differenza fra collegarsi a un gestionale con interfacce documentate e collegarsi a uno che espone solo esportazioni di file e' enorme: cambia il metodo, cambia la gestione degli errori, cambia il tempo. Prima di firmare, chiedi che sia scritto quale via si usa e cosa succede quando una comunicazione fallisce.

Migrazione dei dati storici

Anagrafiche duplicate, codici scritti in tre modi diversi, campi usati per scopi che nessuno ricorda piu'. La migrazione e' una bonifica prima che un trasferimento, e va stimata guardando i dati veri, non a occhio.

Formazione e affiancamento

Un sistema che nessuno usa e' un sistema fallito. Le prime settimane di uso reale sono quelle in cui emergono le richieste piu' importanti, e vanno previste nel piano invece di essere trattate come un fuori programma.

Manutenzione evolutiva

E' la voce che distingue un fornitore da un partner. Chiedi come vengono gestite le richieste dopo la consegna, con che tempi e con quale forma di accordo: la risposta ti dice piu' cose del prezzo.

Il conto che nessuno fa: i tre anni

Confrontare il prezzo di un progetto su misura con il canone annuo di un prodotto standard e' un confronto truccato. L'unico paragone sensato guarda un orizzonte di tre anni e mette in fila tutte le voci.

• Standard: canone per utente moltiplicato per gli utenti e per gli anni, piu' le personalizzazioni, piu' i moduli aggiuntivi che si scoprono strada facendo.
• Su misura: progetto iniziale, piu' evolutive annuali, piu' hosting e presidio tecnico.
• In entrambi i casi: le ore che il personale passa a compensare a mano cio' che il sistema non fa.

L'ultima riga e' quella che di solito ribalta il risultato ed e' anche l'unica che nessun fornitore mette nel preventivo. Vale la pena stimarla prima, contando quante persone dedicano quanto tempo a travasare dati fra sistemi.

Una griglia per decidere

Un modo pratico per uscire dall'indecisione e' assegnare a ciascuno di questi sei criteri un punteggio da uno a cinque, dove uno indica che quell'aspetto e' assente e cinque che e' centrale.

1. 1.Quanto il processo si discosta dallo standard del settore.
2. 2.Quanto pesa oggi il lavoro manuale di travaso fra strumenti.
3. 3.Quanto e' critica l'integrazione con i sistemi esistenti.
4. 4.Quanto e' stabile il processo, cioe' quanto raramente cambia.
5. 5.Quanta capacita' interna c'e' di seguire un progetto.
6. 6.Quanto lungo puo' essere l'orizzonte prima di vedere risultati.

Punteggi alti sui primi tre criteri spingono verso il su misura; punteggi bassi sugli ultimi due lo sconsigliano a prescindere dagli altri. Non e' un algoritmo, ma costringe a discutere sui fattori giusti invece che sul prezzo.

Tre segnali che e' presto per il su misura

Il primo: non si riesce a descrivere il processo attuale senza litigare su come funziona. Se le persone che lo eseguono lo raccontano in modi diversi, va prima messo in chiaro, e non serve un software per farlo.

Il secondo: il problema e' nato tre mesi fa. I processi giovani cambiano ancora molto, e costruirci sopra significa dover rifare il lavoro poco dopo.

Il terzo: nessuno sa dire quale numero dovrebbe migliorare. Senza una misura — ore risparmiate, errori evitati, ordini gestiti in piu' — non c'e' modo di capire se il progetto e' andato bene, e quindi nemmeno di decidere quanto vale la pena spenderci.